Wie buchen Kunden automatisch einen Termin über WhatsApp?
Dafür braucht es drei Dinge: eine Nummer auf der WhatsApp Business Platform, ein System, das Ihre Leistungen, Zeiten und Regeln kennt, und eine Verbindung zu Ihrem Kalender. Dann bekommt eine Anfrage um 22 Uhr einen bestätigten Termin zurück, ohne dass jemand ans Telefon geht.
Die kostenlose WhatsApp-Business-App bietet Begrüßungsnachrichten, Abwesenheitsnachrichten und Schnellantworten. Das ist vorformulierter Text. Er geht an alle gleich heraus und kann nicht in Ihren Kalender schauen. Wer nach Donnerstagnachmittag fragt, wartet weiterhin auf einen Menschen.
In vielen deutschen Salons ist das Problem nicht, dass WhatsApp nicht genutzt wird — es wird längst genutzt. Das Problem ist, dass Termine im Chatverlauf untergehen und niemand außer Ihnen sie sieht.
Was macht aus einer Nachricht einen Termin?
Erstens muss die Nummer auf der WhatsApp Business Platform (der WhatsApp Business API) laufen, nicht in der normalen App. Nur so darf Software in Ihrem Namen auf Ihrer eigenen Nummer antworten.
Zweitens braucht es Ihre Regeln: welche Leistungen Sie anbieten, wie lange sie dauern, wer sie ausführt, wann Sie geöffnet haben und wie viel Vorlauf Sie brauchen.
Drittens muss der Kalender gelesen und beschrieben werden. Erst die Prüfung freier Zeiten macht aus einer Anfrage eine Buchung statt einer Aufgabe für später.
Was passiert mit Anfragen nach Feierabend?
Genau dort liegt der Gewinn. Anfragen kommen abends und in der Mittagspause — also dann, wenn niemand am Empfang steht. Booksy berichtet, dass über 40% der Salontermine außerhalb der Öffnungszeiten gebucht werden.
Ein Anrufbeantworter verschiebt diese Anfragen auf den nächsten Morgen. Bis dahin hat ein Teil der Kundinnen woanders gebucht.
Müssen Kundinnen etwas installieren?
Nein. Sie schreiben an die Nummer, die sie ohnehin gespeichert haben. Keine App, kein Konto, kein Passwort — und nichts, was am Empfang erklärt werden muss.
Das ist der praktische Vorteil gegenüber einem Buchungsportal: Der Chatverlauf bleibt bestehen, mit Frage, Buchung, Verschiebung und Erinnerung an einer Stelle.
Was kostet das im Betrieb?
Zwei Kosten sind zu trennen. Meta berechnet bestimmte Nachrichtenkategorien auf der WhatsApp Business Platform, und die Software berechnet ihren eigenen Preis.
Die meisten Buchungsgespräche bleiben im 24-Stunden-Kundenservice-Fenster, das Ihre Kundin mit ihrer Nachricht öffnet. Nach Metas aktuell veröffentlichten Regeln sind Service-Antworten in diesem Fenster nicht kostenpflichtig. Gebühren entstehen erst bei ausgehenden Nachrichten außerhalb des Fensters, etwa einer Terminerinnerung.
Der Free-Tarif von Elily enthält 150 KI-Antworten pro Monat, ohne Buchungslimit und ohne Ablaufdatum.
Häufige Fragen
Kann ich meine bestehende Nummer behalten?
Ja. Elily läuft über die offizielle WhatsApp Business Platform auf der eigenen Nummer Ihres Betriebs. Ihre Nummer, Ihr Meta-Konto, Ihre Daten.
Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?
Sie übergibt das Gespräch sofort mit einer kurzen Zusammenfassung an Ihr Team, das aus dem eigenen WhatsApp antwortet. Eine ehrliche Übergabe ist wichtiger als eine clevere Antwort.
Funktioniert das mit Google Kalender?
Ja. Elily prüft die Verfügbarkeit live und trägt den Termin direkt in Ihren Google Kalender ein, sodass keine Doppelbuchungen entstehen.
Ist WhatsApp für Terminbuchungen datenschutzkonform?
Für reine Terminlogistik in Salons, Studios und Fitnessbetrieben ist das mit der Business Platform und einem Auftragsverarbeitungsvertrag üblich. Für Praxen und Gesundheitsdaten gelten strengere Anforderungen — das behandeln wir separat.
Schicken Sie Elily den Link zu Ihrer Website. Sie liest Leistungen, Preise und Öffnungszeiten und antwortet als Ihr Betrieb — beurteilen Sie sie an echten Kundennachrichten.
