Worin unterscheidet sie sich von einer Abwesenheitsnachricht?
Eine Abwesenheitsnachricht sendet festen Text. Wer schreibt, bekommt denselben Satz zurück, unabhängig von der Frage — und die eigentliche Arbeit bleibt bei Ihnen liegen.
Eine Rezeptionistin führt die Anfrage zu Ende: Sie liest, was gefragt wurde, antwortet aus Ihren hinterlegten Informationen, bietet tatsächlich freie Zeiten an und schließt die Buchung ab. Der Unterschied zeigt sich im Tagesablauf — mit Abwesenheitsnachrichten bleibt eine Warteschlange, mit einer Rezeptionistin bleiben Termine.
Worin unterscheidet sie sich von einem KI-Telefonassistenten?
Telefonassistenten nehmen Anrufe an. Das ist sinnvoll, wenn Ihre Kundschaft anruft, und bringt die Kosten der Telefonie mit sich: Jedes Gespräch belegt eine Leitung, läuft in Echtzeit und wird irgendwo pro Minute abgerechnet.
Eine WhatsApp-Rezeptionistin arbeitet im Chatverlauf. Gespräche dürfen pausieren, und beide Seiten haben hinterher schriftlich, was vereinbart wurde. Das ist besonders dann nützlich, wenn jemand später eine andere Uhrzeit in Erinnerung hat.
Was kann sie konkret übernehmen?
Wiederkehrende Fragen zu Leistungen, Preisen, Öffnungszeiten, Anfahrt und Vorbereitung. Verfügbarkeiten prüfen. Termine buchen, verschieben und absagen. Und alles Ungewöhnliche mit genug Kontext an einen Menschen übergeben, damit dieser nicht bei null anfängt.
Ebenso wichtig sind Ihre Regeln: Vorlaufzeiten, welche Mitarbeiterin welche Leistung ausführt, Dauer je Leistung und welche Antworten Sie vor dem Versand freigeben möchten.
Was kann sie nicht?
Elily kann keine Zahlung entgegennehmen oder prüfen. Sie kann den Termin bestätigen und erklären, wie Ihr Betrieb mit Anzahlungen umgeht — die Zahlung selbst bleibt Ihr Prozess.
Bei medizinischen, rechtlichen oder vertraglichen Fragen sollte sie nicht improvisieren. Richtig ist eine schnelle Übergabe an einen Menschen. Eine Rezeptionistin, die nie übergibt, ist ein Risiko und kein Vorteil.
Was wird dafür benötigt?
Eine WhatsApp-Nummer auf der WhatsApp Business Platform (der WhatsApp Business API), ein Kalender, den sie lesen und beschreiben darf, und Ihre Betriebsdaten: Leistungen, Dauer, Team, Öffnungszeiten und Buchungsregeln.
Das Zweite und Dritte haben die meisten Betriebe längst. Das Erste klingt technisch und ist vor allem Formalität.
